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21 consejos para sacar el máximo partido a las videoconferencias

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La llegada de la pandemia del coronavirus ha modificado por completo la manera de trabajar de un gran número de personas. Cada vez son más las empresas que apuestan por el teletrabajo y, además, se ha reducido drásticamente el número de reuniones presenciales. Por esta razón, las videoconferencias viven una etapa dorada y las plataformas que permiten esta funcionalidad se han multiplicado en los últimos meses.

Si tienes que hacer una videoconferencia de trabajo, es importante conocer una serie de normas y trucos para que esta nueva forma de trabajo sea eficiente y exitosa. En la Plataforma de Comunicació ayudamos a las empresas a dar su mejor versión y, por eso, te damos 21 consejos para sacar el máximo partido de las videoconferencias.

Asegúrate de tener una buena conexión a internet y activar la cámara y el micro

¿Qué consejos hay que seguir para mejorar la eficiencia de las videoconferencias?

  1. Apuesta por una conexión por cable. El cable es más seguro que el wifi, pero si no es posible conectarte a Internet mediante cable, dispone de una red wifi a partir de los datos de nuestro teléfono móvil por si ésta falla.
  2. Cierra las aplicaciones que estén funcionando en segundo plano antes de la reunión. Aunque no las estés utilizando en este momento, tu dispositivo tendrá algunas aplicaciones en funcionamiento que estarán usando unos recursos preciosos.
  3. Si usas wifi, mira de reducir el número de dispositivos conectados a la misma red que estáis usando.
  4. En caso de tener una conexión deficiente, apostamos por mantener el audio antes que el video. Otra opción es bajar la calidad del video en las preferencias o, como último recurso, desconectarlo.
  5. Usa auriculares con micro. Reduce el sonido ambiente y hacen más nítida la transmisión.
  6. Cuando alguien habla, es preferible que el resto de participantes cierre el micro.
  7. Cámaras de todos encendidas, si la conexión lo permite. Si vemos la cara de nuestros interlocutores podremos fijarnos en la comunicación no verbal. Nos aportará una información muy valiosa.
  8. Comunicar la información de manera rápida y eficaz. Es importante captar la atención para evitar que los interlocutores se distraigan con multitud de estímulos.
  9. Evita intromisiones. Evita la intromisión de familia, mascotas, vecinos, obras, etc. Busca un espacio donde puedas trabajar tranquilamente sin que te molesten.
  10. Vigila el encuadre. Trabajando desde casa es importante pensar en el fondo que escogemos para hacer la videoconferencia, ya que transmite información sobre ti y puede distorsionar tu exposición.
  11. Evitar movimientos rápidos.
  12. Mira a la cámara de vez en cuando para mostrar proximidad. Aun así, evita hacerlo de forma fija durante mucho rato.
  13. Evita la luz directa. Es preferible apostar por la luz rebotada.
  14. Es preferible usar ropa de colores cálidos y sin patrones de dibujo complicados. Los estampados chillones pueden ser un motivo de distracción.
  15. Cambia los horarios. No es necesario reservar toda una hora o una hora y media para una reunión. Podemos planificar con más detalle en intervalos de 15 minutos.
  16. Ajústate al tiempo previsto para la reunión.
  17. Repetición y síntesis: dejar claras 2 o 3 ideas importantes, que son las que la mayoría de los principiantes retendrán. Repetirlas e incorporarlas a los resúmenes.
  18. Actividades de soporte para romper el hielo, fijar conceptos…
  19. Comparte los contenidos y documentación de soporte antes de la reunión para agilizar los debates a su alrededor. Adjúntalos después de los resúmenes.
  20. Vigila que tu presentación se vea correctamente. Comprueba previamente la opción de ‘compartir pantalla’ habilitada.
  21. Soporte gráfico. Ofrece unos esquemas y presentaciones cuidados y bien resumidos. Usa el ratón para señalar.

Si sigues este listado de consejos te aseguramos que tu videoconferencia será un éxito. Garantizar una buena conexión, potenciar la interacción, mostrar profesionalidad y ofrecer un buen material de soporte son solo algunos de los consejos para que la videollamada sea muy eficiente.

En la Plataforma queremos facilitar que tu empresa, institución o asociación se adapte a las nuevas funcionalidades de la tecnología y pueda ofrecer su mejor versión. Si necesitas que te demos soporte, quieren sacar el máximo provecho a tus herramientas digitales o quieres más información sobre nuestro servicio de dinamización de reuniones virtuales entra en https://www.plataformadecomunicacio.com/plataforma-didees/reunions-virtuals/ o contacta con nosotros para que te hagamos una propuesta personalizada.

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Reuniones virtuales: el reto de la eficiencia

En la épica primera escena de la película Superman (1978), los malvados General Zod, Ursa y Non son condenados por decisión del Consejo de Krypton a la Zona Fantasma, donde son transportados a través de una especie de prisión bidimensional. Situados ahora en plena pandemia, todos nos hemos visto abocados a un universo de relación en dos dimensiones. Empresas, familias, profesionales, docentes, conferenciantes, entidades …. absolutamente todos hemos tenido que adaptarnos a la nueva realidad, basada en la distancia y los encuentros en el mundo digital, donde podemos destacar las reuniones virtuales. En una cultura mediterránea como la nuestra, tan acostumbrada al contacto físico, supone un esfuerzo de adaptación, de nuevos códigos, que pueden en parte dificultar la comunicación; pero también representa la posibilidad de utilizar recursos extraordinarios, a menudo inéditos, que pueden añadir nuevas cotas de eficiencia en las relaciones «a distancia». Es obligatorio pues, para todas las personas que nos dedicamos a la «cosa social», pero quizás también para el ciudadano que quiere convertirse en activo en su comunicación interpersonal a pesar de las necesarias restricciones, investigar qué posibilidades nos ofrecen las herramientas específicas que ya existían, y la miríada de nuevas opciones que van tomando cuerpo impulsadas por la creatividad y la necesidad. Los principios básicos que deberían regir este viaje de descubrimiento por tierras ignotas, son:
  1. El convencimiento de que lo que podemos incorporar a nuestras reuniones puede enriquecer la comunicación, hacerla más eficiente.
  2. La actitud de aprendizaje activo, la necesidad de investigar, testar propuestas, elegir lo que más y mejor se adapta a nuestras necesidades, y no quedarnos sólo con lo que tenemos al alcance.
  3. Incorporar el dominio de las herramientas de dinamización y gestión de reuniones como una competencia perenne, que mantendremos y utilizaremos más allá de la duración de la maldita pandemia, y que nos aportará cosas tanto en lo personal como en la profesional.
Racionalizar las reuniones y encuentros, celebrar sólo las indispensables, acotar su duración, hacerlas eficientes desde el punto de vista comunicativo y afables desde el punto de vista de la gestión de las emociones, forma parte de un know-how que tendremos aprender. Antes de la Covid-19 y de la nueva moda de las reuniones virtuales a menudo ya sufríamos la pandemia de la «reunionitis», con reuniones innecesarias, interminables o directamente inútiles. Aprovechamos pues la ocasión para rectificar los errores del pasado, y para orientar al futuro con el desarrollo y dominio de nuevas herramientas, estrategias y recursos, así como para estimular a los territorios la alfabetización digital de personas social y económicamente vulnerables. La brecha digital se ensancha y dejará un poso de grandes desigualdades que nos afectará en la recuperación económica, en la convivencia y en todos los órdenes de la vida, si no ponemos remedio. En la Plataforma queremos facilitar que tu empresa, institución o asociación se adapte a las nuevas funcionalidades de la tecnología y pueda ofrecer su mejor versión. Si quieres más información sobre nuestro servicio de dinamización de reuniones virtuales entra en https://www.plataformadecomunicacio.com/plataforma-didees/reunions-virtuals/ o contacta con nosotros para que te hacemos una propuesta personalizada.
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