La comunicación corporativa es esencial para lograr el buen funcionamiento de una empresa, tanto a nivel interno como externo. Además de cuidar el contenido y las formas, hay que elegir bien los canales a través de los que se da a conocer el mensaje de la compañía.

El correo electrónico desempeña un papel esencial en la comunicación empresarial y es una de las herramientas más útiles para comunicar noticias e información relevante. Las compañías pueden usar el correo para conectar con entidades externas, proveedores y clientes o para dar algún tipo de información a los empleados y otros miembros de la organización. A pesar de que la comunicación interna y externa son distintas, hay algunas características comunes que hay que cumplir para comunicar de forma efectiva.

Para saber cómo dar las noticias a empleados y externos, aquí te damos 7 consejos para comunicar por correo electrónico de forma efectiva.

1. Envía solo noticias importantes

Para evitar la avalancha de emails innecesarios a tus empleados y no perder la eficacia de los correos electrónicos, manda una comunicación por esta vía sólo cuando tengas algo importante a comunicar. Hay cosas que pueden decir directamente en persona y más clara posible.

2. Elige bien el asunto del correo

Para llamar la atención y utilizar una comunicación clara, concisa y concreta, explica el tema principal del correo en el asunto. Si eres específico con el tema del correo lograrás mayor atención, que los empleados abran el email y que el mensaje cale entre los receptores. Si es urgente o necesitas que el destinatario haga algo concreto, ponlo en el asunto.

3. No envíes correos muy largos

Apuesta por mandar un mensaje corto y directo, dando toda la información necesaria en el mínimo de palabras posible. Si te extiendes demasiado es muy posible que mucha gente no lea todo el contenido de tu email.

4. Utiliza la dirección de la empresa

Para enviar correos corporativos a los trabajadores hay que usar siempre la dirección empresarial. Si el correo proviene de algún departamento en concreto, añadir el nombre para que los receptores sepan quién lo envía.

5. Utiliza un lenguaje y un tono apropiados

Adapta tu forma de hablar al tipo de mensaje que tengas que comunicar. Hay que ser correcto y cuidadoso con la ortografía. Utiliza un tono formal para las comunicaciones más corporativas, pero permítete salir un poco de tu rol si lo que quieres es informar de la cena de Navidad o de una actividad de teambuilding. Aunque redactes un correo con un tono informal no te olvides de mostrarte profesional.

6. Llama la atención

Las personas reciben muchos emails a lo largo del día, por lo que es importante llamar la atención para que tu correo electrónico no sea ignorado. Si envías un correo comercial y quieres vender un producto o servicio, busca formas de que tu contenido sea atractivo a través de diferentes estrategias de marketing.

7. No te olvides de la firma

La firma de tu correo corporativo es tu carta de presentación. Pon tu nombre, tu cargo o departamento dentro de la empresa y todos los datos de contacto que pueda necesitar tu receptor

En Plataforma de Comunicació somos expertos en comunicación corporativa. Si necesitas hacer un plan de comunicación para tu empresa, contacta con nosotros y te haremos una propuesta a medida de tus necesidades.

En esta entrada explicaremos en qué debemos fijarnos a la hora de escribir una nota de prensa, un documento dirigido a los medios de comunicación, que previamente hemos seleccionado, y que, en caso de que se publique, tendrá acceso a la noticia un grupo heterogéneo de público.

El objetivo es que llame la atención del periodista que recibe la información para que su medio se haga eco.

¿Qué queremos transmitir a la nota de prensa?

Se debe tener muy claro cuál es el mensaje que queremos transmitir.

Puede ser que queramos hacer una nota de prensa para anunciar un producto, un servicio o un proyecto nuevo de la empresa para la que trabajamos, sin olvidar que esta novedad tiene que tener un componente revolucionario en su sector, o que sea sostenible y se preocupe por el medio ambiente, o que sea útil para muchas personas… al fin y al cabo, que tenga un impacto.

12 consejos para redactar una nota de prensa

A continuación vamos a ver los 12 puntos clave en los que nos tenemos que centrar para escribir una nota de prensa y conseguir captar la atención de los periodistas:

Estructura

Máximo 2 páginas. Tenemos que ser claros y directos, evitando la “paja” para no hacer perder el tiempo al profesional de la comunicación a quien queremos convencer para publicar nuestro texto. Provocar un sentimiento negativo en él podría hacernos perder credibilidad. Aplicar una idea por párrafo.

Formato

Debemos dar un formato de noticia.

Recordemos que una noticia se compone por un primer párrafo llamado “lead”, que destaca la información más importante. Es un resumen que debe responder al menos al qué, cómo, quién, cuándo y dónde del tópico tratado. Y luego, sigue el esquema de la “pirámide invertida”, que explica de más a menos los aspectos importantes.

• Imagen corporativa

Se debe incluir el logo de la empresa en la nota de prensa. Se puede inserir en la parte de arriba del texto a mano izquierda o derecha.

Antetítulo

En una medida más pequeña que el título, y alineado a la izquierda, escribiremos “nota de prensa” para identificar el tipo de documento que es.

Título impactante

Máximo en dos líneas, si no se considera pesado para leerlo. Debe ser atractivo, que resuma bien el contenido del texto.

Subtítulo explicativo

Después de un título idealmente corto, podemos añadir uno o hasta tres subtítulos que resuman los tópicos principales de los que trata la nota.

Fecha y lugar

Incluir la fecha en la que se escribe la nota y el lugar (ciudad o pueblo) desde donde se hace esta comunicación, que debería coincidir con la localidad sede de la empresa. Se pone justo delante del inicio del texto.

Lenguaje

Entendible, evitando ser rocambolesco. Al final, se trata de facilitar la lectura al periodista y que nuestra información llegue de forma concreta y clara.

Declaraciones

Incluir los pensamientos de las personas implicadas en esta novedad para dar credibilidad al contenido y reforzar el mensaje.

Material visual

Buena idea adjuntar fotos o vídeos que refuercen el mensaje escrito, de forma que quede mejor explicado. Se puede incluir dentro del propio texto, debajo de los títulos y subtítulos o en un archivo adjunto.

Quién somos

Una vez hemos acabado de hacer la presentación del tema, es importante añadir un apartado que haga una pequeña biografía de la empresa para saber a qué se dedica, desde cuando… dar un contexto.

Contacto

Si la persona que lee la nota de prensa, necesita más información o quiere solucionar dudas, debe poder ponerse en contacto con algún responsable. En este caso, dejaremos nuestro contacto de email y telefónico.

En Plataforma de Comunicació somos expertos en comunicación interna y diseñamos planes de comunicación personalizados y ajustados a las necesidades de cada empresa. Si quieres mejorar la comunicación con tus empleados, escoger las herramientas que mejor se adapten a vuestra forma de trabajar e impulsar una comunicación interna efectiva, ponte en contacto con nosotros y diseñaremos la mejor estrategia para ti.