L’arribada de la pandèmia del coronavirus ha modificat per complet la forma de treballar d’un gran nombre de persones. Cada cop són més les empreses que aposten pel teletreball i, a més, s’ha reduït dràsticament el nombre de reunions presencials. Per aquesta raó, les videoconferències viuen una etapa daurada i les plataformes que permeten aquesta funcionalitat s’han multiplicat en els últims mesos.
Si has de fer videoconferències de feina, és important conèixer una sèrie de normes i trucs perquè aquesta nova forma de treballar sigui eficient i exitosa. A Plataforma de Comunicació ajudem les empreses a donar la seva millor versió i, per això, et donem 21 consells per treure el màxim profit de les videoconferències.
Quins consells seguir per millorar l’eficiència de les videoconferències?
- Aposta per una connexió per cable. El cable és més segur que la Wifi, però si no és possible connectar-te a internet mitjançant cable disposa d’una xarxa wifi a partir de les dades del nostre telèfon mòbil per si aquesta falla.
- Tanca les aplicacions que estiguin funcionant en segon pla abans de la reunió. Encara que no les estiguis utilitzant en aquest moment, el teu dispositiu tindrà algunes aplicacions en funcionament que estaran utilitzant uns recursos preciosos.
- Si fas servir Wifi, procura reduir el nombre de dispositius connectats a la mateixa xarxa que esteu utilitzant.
- En cas de tenir una connexió deficient, apostem per mantenir l’àudio abans que el vídeo. Una altra opció és baixar la qualitat del vídeo a les preferències o, com a últim recurs, desconnectar-lo.
- Utilitza auriculars amb micro. Redueix el so ambient i fan més nítida la transmissió.
- Quan algú parla és preferible que la resta de participants tanqui el micro.
- Càmeres de tothom enceses, si la connexió ho permet. Si veiem la cara dels nostres interlocutors podrem fixar-nos en la comunicació no verbal. Ens aportarà una informació molt valuosa.
- Comunicar la informació de manera ràpida i eficaç. És important captar l’atenció per evitar que els interlocutors es distreguin amb multitud d’estímuls.
- Evita intromissions. Evita la intromissió de família, mascotes, veïns, obres, etc. Busca un espai on puguis treballar tranquil·lament sense que et destorbin.
- Vigila l’enquadrament. Treballant des de casa és important pensar en el fons que triem per fer la videoconferència, ja que transmet informació sobre tu i pot distorsionar la teva exposició.
- Evitar moviments ràpids
- Mira a la càmera de tant en tant per mostrar proximitat. Tot i així evita fer-ho de forma fixa durant molta estona.
- Evita la llum directa. És preferible apostar per la llum rebotada.
- És preferible utilitzar roba de colors càlids i sense patrons de dibuix complicats. Els estampats llampants poden ser un motiu de distracció.
- Canvia els horaris. No és necessari reservar tota una hora o una hora i mitja per a una reunió. Podem planificar amb més detall, en intervals de 15 minuts.
- Ajusta’t al temps previst per a la reunió.
- Repetició i síntesi: deixar clares 2 o 3 idees importants, que són les que la majoria dels participants retindran. Repetir-les i incorporar-les als resums.
- Activitats de suport per trencar el gel, fixar conceptes, distendre…
- Comparteix els continguts i documentació de suport abans de la reunió per agilitzar els debats al seu voltant. Adjunta’ls després als resums.
- Vigila que la teva presentació es vegi correctament. Comprova prèviament l’opció de «compartir pantalla» habilitada.
- Suport gràfic. Ofereix uns esquemes i presentacions cuidats i ben resumits. Utilitza el punter del ratolí per assenyalar.
Si segueixes aquest llistat de consells t’assegurem que la teva videoconferència serà un èxit. Garantir una bona connexió, potenciar la interacció, mostrar professionalitat i oferir un bon material de suport són només alguns dels tips per a que la videotrucada sigui molt eficient.
A la Plataforma volem facilitar que la teva empresa, institució o associació s’adapti a les noves funcionalitats de la tecnologia i pugui oferir la seva millor versió. Si necessites que et donem suport, vols treure el màxim profit a les eines digitals o vols més informació sobre el nostre servei de dinamització de reunions virtuals entra a https://www.plataformadecomunicacio.com/plataforma-didees/reunions-virtuals/ o contacta amb nosaltres per a que et fem una proposta personalitzada.