El Pla de Comunicació d’una empresa o organització ha de tenir sempre present la possibilitat de que es produeixin situacions imprevistes que puguin alterar el funcionament habitual. Moltes vegades es plantegen estratègies que només contemplen situacions ideals, on tots els engranatges funcionen a la perfecció, caient en l’error d’obviar la planificació en cas de crisi.

Però què passa quan sorgeix un problema o una situació imprevista que altera la normalitat? Sabem com procedir en aquestes situacions? En molts casos la resposta és negativa.

Moltes empreses no contemplen escenaris de possible crisi i desconeixen com han d’actuar. Però els imprevistos passen i són molt més habituals del que ens pensem. D’un moment a l’altre, a vegades sense veure-ho venir, sorgeixen problemes greus davant els quals hem de donar una resposta adequada.

A continuació us oferim una sèrie de claus a tenir en compte per fer front a una situació de crisi i saber-la gestionar.

  • Preveure els riscos

Una molt bona manera d’evitar crisis és preveure el que pot passar. No es tracta de tenir una bola de cristall que ens pugui dir el que succeirà en un futur, sinó entendre les amenaces o perills que pot tenir la nostra activitat i anticipar-nos.

Moltes vegades les situacions de crisi es poden preveure amb anterioritat fent una bona avaluació dels possibles riscos que poden derivar de l’activitat d’una empresa. Aquests riscos variaran en funció de l’àmbit d’actuació que tinguem, i poden revestir major o menor gravetat.

  • Avaluar l’impacte

Abans de qualsevol acció cal tenir molt clara quina és la situació en la que es troba l’empresa o organització. En aquest sentit, caldrà detectar molt bé les conseqüències negatives que ha originat el problema per determinar així la gravetat de l’assumpte.

Localitzar les causes també serà important, però primerament ens centrarem en el problema i en com solucionar-lo. Quan tinguem detectades totes les afectacions que ha tingut la nostra empresa podrem començar a planificar com serà la nostra acció.

  • Acció o contenció

A l’hora de plantejar l’estratègia comunicativa que emplearem tenir diverses opcions. Podem optar per passar a l’acció i donar una resposta més contundent, en cas que estiguem en condicions de donar-la, o podem decidir ser més conservadors i disposar d’una estratègia de contenció en la que no ens interessi tant mostrar-nos i respondre sinó gestionar la crisi des de la mínima exposició.

Precisament el concepte d’exposició és molt important ja que segons el cas ens pot interessar ser contundents en la resposta davant la crisi i en d’altres casos pot ser més interessant mantenir un perfil baix i no ampliar el grau d’exposició.

  • Agilitat en la resposta

Sigui una o una altra l’estratègia, una vegada decidida cal abordar la crisi amb agilitat i fermesa en les nostres accions. Cal seguir el camí traçat mantenint una mateixa línia i sense oferir la sensació de dubtes o de canvis de rumb constants. Per altra banda, no es contempla la opció de la inacció. Encara que l’estratègia sigui de contenció, cal gestionar-la i no deixar-la a expenses de factors externs. Nosaltres portem el timó de la gestió de crisi.

  • Controlar el missatge

Una vegada unificada la resposta que volem donar haurem de controlar que el missatge que arribi sigui el correcte i no un de tergiversat. És habitual que del missatge que nosaltres emetem els mitjans de comunicació en facin la seva pròpia versió, a vegades equívoca. En aquest punt haurem de ser molt curosos i controlar al màxim les fonts de comunicació per tal de que es mantingui una línia inequívoca i clara.

Valorar amb precisió cadascun d’aquests punts ens servirà per saber gestionar les crisis que puguin sorgir en el sí de l’empresa d’una forma adequada. Evitar que apareguin situacions de crisi és sempre molt complicat, però podem limitar-ne al màxim el risc. Tot i això els imprevistos o accidents succeeixen i cal tenir un Pla de Gestió de Crisi acurat i ben planificat. Cada cas és diferent, no hi ha dues crisis exactament iguals i per això cal que tinguem capacitat d’adaptació a cada situació. Tenir una base sòlida d’actuació sempre serà un bon punt de partida, i la planificació és clau.