Tag Archive for: teletreball

21 consells per treure el màxim partit a les videoconferències

,

L’arribada de la pandèmia del coronavirus ha modificat per complet la forma de treballar d’un gran nombre de persones. Cada cop són més les empreses que aposten pel teletreball i, a més, s’ha reduït dràsticament el nombre de reunions presencials. Per aquesta raó, les videoconferències viuen una etapa daurada i les plataformes que permeten aquesta funcionalitat s’han multiplicat en els últims mesos.

Si has de fer videoconferències de feina, és important conèixer una sèrie de normes i trucs perquè aquesta nova forma de treballar sigui eficient i exitosa. A Plataforma de Comunicació ajudem les empreses a donar la seva millor versió i, per això, et donem 21 consells per treure el màxim profit de les videoconferències.

Assegura’t de tenir una bona connexió a internet i activar la càmera i el micro

Quins consells seguir per millorar l’eficiència de les videoconferències?

  1. Aposta per una connexió per cable. El cable és més segur que la Wifi, però si no és possible connectar-te a internet mitjançant cable disposa d’una xarxa wifi a partir de les dades del nostre telèfon mòbil per si aquesta falla.
  2. Tanca les aplicacions que estiguin funcionant en segon pla abans de la reunió. Encara que no les estiguis utilitzant en aquest moment, el teu dispositiu tindrà algunes aplicacions en funcionament que estaran utilitzant uns recursos preciosos.
  3. Si fas servir Wifi, procura reduir el nombre de dispositius connectats a la mateixa xarxa que esteu utilitzant.
  4. En cas de tenir una connexió deficient, apostem per mantenir l’àudio abans que el vídeo. Una altra opció és baixar la qualitat del vídeo a les preferències o, com a últim recurs, desconnectar-lo.
  5. Utilitza auriculars amb micro. Redueix el so ambient i fan més nítida la transmissió.
  6. Quan algú parla és preferible que la resta de participants tanqui el micro.
  7. Càmeres de tothom enceses, si la connexió ho permet. Si veiem la cara dels nostres interlocutors podrem fixar-nos en la comunicació no verbal. Ens aportarà una informació molt valuosa.
  8. Comunicar la informació de manera ràpida i eficaç. És important captar l’atenció per evitar que els interlocutors es distreguin amb multitud d’estímuls.
  9. Evita intromissions. Evita la intromissió de família, mascotes, veïns, obres, etc. Busca un espai on puguis treballar tranquil·lament sense que et destorbin.
  10. Vigila l’enquadrament. Treballant des de casa és important pensar en el fons que triem per fer la videoconferència, ja que transmet informació sobre tu i pot distorsionar la teva exposició.
  11. Evitar moviments ràpids
  12. Mira a la càmera de tant en tant per mostrar proximitat.  Tot i així evita fer-ho de forma fixa durant molta estona.
  13. Evita la llum directa. És preferible apostar per la llum rebotada.
  14. És preferible utilitzar roba de colors càlids i sense patrons de dibuix complicats. Els estampats llampants poden ser un motiu de distracció.
  15. Canvia els horaris. No és necessari reservar tota una hora o una hora i mitja per a una reunió. Podem planificar amb més detall, en intervals de 15 minuts.
  16. Ajusta’t al temps previst per a la reunió.
  17. Repetició i síntesi: deixar clares 2 o 3 idees importants, que són les que la majoria dels participants retindran. Repetir-les i incorporar-les als resums.
  18. Activitats de suport per trencar el gel, fixar conceptes, distendre…
  19. Comparteix els continguts i documentació de suport abans de la reunió per agilitzar els debats al seu voltant. Adjunta’ls després als resums.
  20. Vigila que la teva presentació es vegi correctament. Comprova prèviament l’opció de «compartir pantalla» habilitada.
  21. Suport gràfic.  Ofereix uns esquemes i presentacions cuidats i ben resumits. Utilitza el punter del ratolí per assenyalar.

Si segueixes aquest llistat de consells t’assegurem que la teva videoconferència serà un èxit. Garantir una bona connexió, potenciar la interacció, mostrar professionalitat i oferir un bon material de suport són només alguns dels tips per a que la videotrucada sigui molt eficient.

A la Plataforma volem facilitar que la teva empresa, institució o associació s’adapti a les noves funcionalitats de la tecnologia i pugui oferir la seva millor versió. Si necessites que et donem suport, vols treure el màxim profit a les eines digitals o vols més informació sobre el nostre servei de dinamització de reunions virtuals entra a https://www.plataformadecomunicacio.com/plataforma-didees/reunions-virtuals/ o contacta amb nosaltres per a que et fem una proposta personalitzada.

/by

Reunions virtuals: el repte de l’eficiència

A l’èpica primera escena de la pel·lícula Superman (1978), els malvats General Zod, Ursa y Non són condemnats per decisió del Consell de Krypton a la Zona Fantasma, on són transportats a través d’una espècie de presó bidimensional. Situats ara en plena pandèmia, tots ens hem vist abocats a un univers de relació en dues dimensions. Empreses, famílies, professionals, docents, conferenciants, entitats…. absolutament tots hem hagut d’adaptar-nos a la nova realitat, basada en la distància i les trobades en el món digital, on podem destacar les reunions virtuals.

En una cultura mediterrània com la nostra, tan acostumada al contacte físic, suposa un esforç d’adaptació, de nous codis, que poden en part dificultar la comunicació; però també representa la possibilitat d’utilitzar recursos extraordinaris, sovint inèdits, que poden afegir noves cotes d’eficiència en les relacions “a distància”.

És obligatori doncs, per a totes les persones que ens dediquem a la “cosa social”, però potser també per al ciutadà que vol esdevenir actiu en la seva comunicació interpersonal tot i les necessàries restriccions, investigar quines possibilitats ens ofereixen les eines específiques que ja existien, i la miríada de noves opcions que van prenent cos impulsades per la creativitat i la necessitat.

Els principis bàsics que haurien de regir aquest viatge de descobriment per terres ignotes, són:

1. El convenciment que allò que podem incorporar a les nostres reunions pot enriquir la comunicació, fer-la més eficient.

2. L’actitud d’aprenentatge actiu, la necessitat d’investigar, testar propostes, triar allò que més i millor s’adapta a les nostres necessitats, i no quedar-nos només amb el que tenim a l’abast.

3. Incorporar el domini de les eines de dinamització i gestió de reunions com una competència perenne, que mantindrem i utilitzarem més enllà de la durada de la maleïda pandèmia, i que ens aportarà coses tant en la vessant personal com en la professional.

Racionalitzar les reunions i trobades, fer les indispensables, acotar la seva durada, fer-les eficients des del punt de vista comunicatiu i afables des del punt de vista de la gestió de les emocions, forma part d’un know-how que haurem d’aprendre. Abans de la Covid-19 i de la nova moda de les reunions virtuals ja patíem sovint la pandèmia de la “reunionitis”, amb reunions innecessàries, inacabables o directament inútils. Aprofitem doncs l’avinentesa per rectificar els errors del passat, i per orientar-nos al futur amb el desenvolupament i domini de noves eines, estratègies i recursos, així com per estimular als territoris l’alfabetització digital de persones social i econòmicament vulnerables. L’escletxa digital s’eixampla i deixarà un pòsit de grans desigualtats que ens afectarà en la recuperació econòmica, en la convivència i en tots els ordres de la vida, si no hi posem remei.

A la Plataforma volem facilitar que la teva empresa, institució o associació s’adapti a les noves funcionalitats de la tecnologia i pugui oferir la seva millor versió. Si vols més informació sobre el nostre servei de dinamització de reunions virtuals entra a https://www.plataformadecomunicacio.com/plataforma-didees/reunions-virtuals/ o contacta amb nosaltres per a que et fem una proposta personalitzada.

/by