7 consells per comunicar per correu electrònic
La comunicació corporativa és essencial per aconseguir el bon funcionament d’una empresa, tant a nivell intern com extern. A més de cuidar-ne el contingut i les formes, cal triar bé els canals a través dels quals es dóna a conèixer el missatge de la companyia.
El correu electrònic exerceix un paper essencial en la comunicació empresarial i és una de les eines més útils per comunicar notícies i informació rellevant. Les companyies poden utilitzar el correu per connectar amb entitats externes, proveïdors i clients o donar algun tipus d’informació als empleats i altres membres de l’organització. Tot i que la comunicació interna i externa són diferents, hi ha algunes característiques comunes que cal complir per comunicar de manera efectiva.
Per saber com donar les notícies a empleats i externs, aquí us donem 7 consells per comunicar per correu electrònic de forma efectiva.
1. Envia només notícies importants
Per evitar l’allau de correus electrònics innecessaris als teus empleats i no perdre l’eficàcia dels correus electrònics, envia una comunicació per aquesta via només quan tinguis alguna cosa important a comunicar. Hi ha coses que poden dir directament en persona i més clar possible.
2. Tria bé l’assumpte del correu
Per cridar l’atenció i utilitzar una comunicació clara, concisa i concreta, explica el tema principal del correu a l’assumpte. Si ets específic amb el tema del correu aconseguiràs més atenció, que els empleats obrin el correu electrònic i que el missatge cali entre els receptors. Si és urgent o necessites que el destinatari faci alguna cosa concreta, posa-ho a l’assumpte.
3. No enviïs correus molt llargs
Aposta per enviar un missatge curt i directe, donant tota la informació necessària en el mínim de paraules possible. Si t’estén massa és molt possible que molta gent no llegeixi tot el contingut del teu email.
4. Utilitza la direcció d’empresa
Per enviar correus corporatius als treballadors cal fer servir sempre l’adreça empresarial. Si el correu prové d’algun departament concret, afegiu-hi el nom perquè els receptors sàpiguen qui l’envia.
5. Utilitza un llenguatge i un to apropiats
Adapta la teva manera de parlar al tipus de missatge que hagis de comunicar. Cal ser correcte i curós amb l’ortografia. Utilitza un to formal per a les comunicacions més corporatives, però permet-te sortir una mica del teu rol si el que vols és informar del sopar de Nadal o d’una activitat de teambuilding. Encara que redactes un correu amb un to informal no t’oblidis de mostrar professional.
6. Crida l’atenció
Les persones reben molts correus electrònics al llarg del dia, de manera que és important cridar l’atenció perquè el teu correu electrònic no sigui ignorat. Si envies un correu comercial i vols vendre un producte o servei, cerca formes que el teu contingut sigui atractiu a través de diferents estratègies de màrqueting.
7. No t’oblidis de la signatura
La signatura del teu correu corporatiu és la teva carta de presentació. Posa el teu nom, càrrec o departament dins de l’empresa i totes les dades de contacte que pugui necessitar el teu receptor
Si necessites més ajuda apart dels consells per comunicar per correu electrònic, a Plataforma de Comunicació som experts en comunicació corporativa. Si necessites fer un pla de comunicació per a la teva empresa, contacta amb nosaltres i et farem una proposta a mida de les teves necessitats.
