Quines són les eines més efectives per implantar una bona comunicació interna?

La comunicació interna és una de les claus per aconseguir l’èxit empresarial i mantenir als treballadors alineats amb la filosofia corporativa, tal i com us comentàvem en el post sobre els beneficis de la comunicació interna.

Estem vivint una època en la que la comunicació interna cobra molta rellevància, ja que el teletreball suposa que l’equip no comparteix espai i cal tenir una comunicació fluïda per mantenir el ritme de feina.  Però per a que sigui realment efectiva cal triar les eines més adequades i efectives i adaptar-les a les necessitats de la teva empresa. Tot i que moltes d’aquestes funcionalitats s’utilitzen a la majoria de companyies, cal adaptar l’estratègia comunicativa en funció de la situació de l’organització i les seves necessitats i objectius.

Primerament, cal establir el punt de partida i analitzar de forma personalitzada la idiosincràsia de la teva empresa, quants empleats té, quina és la seva activitat, amb quantes oficines compta i quines són les seves necessitats. Un cop fet l’estudi de situació, podrem triar les millors eines, plataformes i funcionalitats i decidir com utilitzar-les per treure’n el màxim partit.

Actualment, i gràcies a la tecnologia, hi ha moltes eines a l’abast de les companyies per dur a terme una comunicació interna eficaç. Per tant, només cal triar aquelles que s’adaptin a les teves possibilitats i objectius.

Eines de comunicació interna més utilitzades:

• Newsletter. Aquesta publicació institucional, digital o en paper, és una de les millors maneres de mantenir informats a tots els empleats sobre l’activitat de l’empresa. Entre d’altres, podem informar sobre resultats, projectes en els que participa, aniversaris, l’assistència a fires i congressos, testimonis, noticies del sector i altra informació rellevant. Caldrà calibrar la seva periodicitat en funció del nivell d’activitat i de la quantitat de noticies que l’empresa pugui generar.

• Manual de l’empleat. Aquesta eina ha de contenir tota la informació que l’equip ha de conèixer sobre la companyia. Ha d’estar reflectida la història de l’empresa, el seu organigrama, el manual d’estil, les normes internes, la política de recursos humans, la seva missió i els valors, entre d’altres. És una eina molt recomanada per entregar a aquelles persones que s’incorporen a l’empresa per a que es familiaritzin amb la seva forma de funcionar.

• Reunions. Mantenir reunions de forma periòdica és un bon mecanisme per a fomentar la interacció personal dels equips de treball. La direcció pot utilitzar aquestes reunions per a fer formació, informar sobre els resultats de l’empresa, coordinar noves tasques o prendre decisions. En època de confinament ha crescut molt la demanda de plataformes digitals de videoconferència com Zoom, Skype, Jitsi o Hangouts.  

• Circulars. Si es vol enviar un missatge a tota la plantilla per donar informació rellevant o fer una convocatòria, la circular és una bona opció per fer-ho. A més, al ser multicanal es pot enviar de la forma que més interessi a l’empresa, bé sigui per email, per carta, a través de la intranet…

• Bústia de suggeriments. En empreses amb molts treballadors i on és difícil mantenir una comunicació fluida amb tot l’equip, és una eina per a que tothom pugui aportar el seu gra de sorra a l’èxit de la companyia.Aquesta eina permet conèixer l’opinió dels empleats i les seves propostes de millora.

• Revista corporativa. Aquelles empreses que generen molta activitat poden pensar en editar una revista interna de forma trimestral. En ella pot ampliar informació sobre allò que ja ha comunicat a les newsletters i afegir més informació sobre dades de l’organització (creixement, vendes o objectius), explicar àmpliament nous acords comercials amb altres companyies, entrevistar gent de l’equip, anunciar incorporacions o canvis de posició. A més, també pot ser distribuïda entre els clients i proveïdors per a que coneguin millor tota l’activitat que genera la teva empresa.

• Xarxa social interna. Les empreses amb molts treballadors també poden optar per crear una comunitat virtual que connecti tots els empleats i en la que puguin comunicar-se entre ells d’una forma més distesa. Normalment s’intercanvia informació d’una forma més distesa i pretén apropar l’equip i conèixer millor les persones.

Aquesta és només una petita mostra de les eines de comunicació interna que tenim a l’abast i que podem utilitzar per comunicar-nos de forma efectiva amb els nostres treballador, però les opcions són infinites.

A Plataforma de Comunicació som experts en comunicació interna i dissenyem plans de comunicació personalitzats i ajustats a les necessitats de cada empresa.

Si vols millorar la comunicació amb els teus empleats, triar les eines que millor s’adaptin a la vostra forma de treballar i impulsar una comunicació interna efectiva, posa’t en contacte amb nosaltres i dissenyarem la millor estratègia per a tu.